为加强中社社会工作发展基金会（以下简称“基金会”）档案管理，增强基金会档案的使用和利用效率，结合基金会工作实际，制定本制度。

第一条 档案管理部门

本基金会综合部是本会文书档案的管理部门，其主要职责为：

（一）组织制定或参与制定档案立卷、建档和归档工作的相关规章制度。

（二）认真指导并做好基金会各类文书档案的收集、整理、保管和利用工作。

（三）指导和监督基金会其他部门各类文件、材料的立卷归档工作。

（四）负责做好永久性档案保存或向有关档案机构的移交工作。

（五）不断提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

第二条 档案管理方式

（一）归档范围

1、规范性文件：包括上级颁发、需要本会执行的，或由本会制发的各种正式文件、规章制度等。

2、基金会的章程、理事会、监事会、秘书处形成的文件、决议及重要材料。

3、基金会党支部的相关资料。

4、证件性文书资料：包括法人登记证、法人代码证、税务登记证、银行开户许可证、社会保险登记证、以及本会获得的各类荣誉牌匾、锦旗、证书、达标证书和证明等。

5、基金会与有关单位、部门签订的各类合同、协议书等文件材料。

6、基金会的各类工作计划、总结、报告、领导批示、工作简报、新闻稿件等资料。

7、开展项目的项目申请、合作协议、阶段性报告、图片等。

8、财务、会计及其管理方面的文件材料。

9、员工劳动合同、劳动工资、人事、法律事务管理等方面的文件材料。

10、基金会固定资产、设备仪器登记、保管方面的文件材料。

11、声像制品材料：包括本会在其各种公益慈善活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录或拷贝下来的各种资料。

12、基金会对外的正式发文和与相关机构来往的各种函件。

（二）管理部门

1、基金会档案工作实行集中管理与分类保管相结合的办法。由综合部负责基金会基本档案资料的集中管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。同时负责其他部门移交档案的管理。

2、对其他部门直接保管的各类文件、资料档案，实行分类管理。党支部负责党建工作资料保管；秘书处负责专项基金基本资料的保管、秘书处工作会议纪要、上报管理机关的文件等资料的保管；综合部负责基金会基本资料和全部往来协议的保管；项目部负责本部门各类活动开展和所需文件资料、图片的保管；财务部负责所有财务文件、会计资料、账表、票据及制度的建档与管理；传播部负责与对外宣传相关的文字、图片、影像等资料的保管。

3、各部门负责管理的文件、资料、图片等资料，不得随意处置，综合部应定期进行检查和指导。

第三条 进档归卷

（一）各部门都要建立健全日常归卷制度，及时将领导签批的文件材料收集齐全，并加以整理归卷。

（二）各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的案卷清单，清单应简明确切，并编号管理。

（三）各部门应及时将办理完毕或批存的文件材料，按工作需要及时转交综合部集中统一进档保管。

（四）综合部应及时将已归卷的文件材料，编制案卷清单，编号管理。

第四条 归档案卷保存

（一）案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值实行归档，便于保管和利用。

（二）所有归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（三）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，应予合并立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也应随同绝密文件立卷。

（四）不同年度的文件一般单独立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷； 跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议召开年，其他文件的立卷按照有关规定执行。

（五）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。

（六）长久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

（七）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在《备考表》内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。

（八）案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第五条 档案使用方式

（一）提供档案原件

（二）提供档案复印件

（三）提供文件索引资料

第六条 档案销毁管理

（一）对已失效的档案，由综合部负责登记造册，按工作程序经报秘书长、理事长批准后，按规定销毁。

（二）经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值后，再行销毁，以免误毁。

（三）销毁文件必须在制定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

第七条 档案管理期限

（一）本会档案管理期限分为“永久”、“长期”、“短期”。“长期”为十六年至二十年左右，“短期”为十五年以下。专门档案另有保管期限和销毁规定的，按有关规定执行。

（二）凡是反映本会主要职能活动和基本历史面貌的，对本会有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括：本会制定的属于制度性的文件；处理重要问题形成的文件材料；召开重要会议的主要文件材料；重要的请示、报告、总结、综合统计报表、本会领导人任免的文件材料；直属上级机关颁发的属于本会主要业务并要贯彻执行的主要文件材料等。

（三）凡是反映本会一般工作活动，在较长时间内对本会工作有参考利用价值的文件材料，列为长期保管。主要包括：本会一般工作问题文件材料；一般会议的主要文件材料；人事管理工作形成的一般文件材料；直属上级机关颁发的属于本基金会主要业务并需要贯彻执行的一般文件材料；专项基金报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。

（四）凡是在较短时间内对本会有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。主要包括：本会一般事务性的文件材料；上级主管单位颁发的非本基金会主要业务但要贯彻执行的文件材料；专项基金报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。

第八条 本制度制定于2015年7月，修订于2022年11月，经2023年1月第二届20次理事会会议通过。

第九条 本制度解释权归中社社会工作发展基金会。